Fakturzystka / Strona
program do fakturowania z magazynem w codziennej sprzedaży
Dobry program do fakturowania z magazynem warto wybierać po rozpisaniu obiegu towaru i dokumentów. Fakturzystka wspiera fakturowanie online, a zakres ewidencji magazynowej wymaga osobnego sprawdzenia.
Faktura i stan towaru opisują różne zdarzenia
Faktura dokumentuje sprzedaż, lecz sama nie jest pełną ewidencją ruchów magazynowych. Przyjęcie dostawy, rezerwacja i wydanie towaru mogą nastąpić w innych terminach niż wystawienie dokumentu. Jeżeli prowadzisz handel, ustal, gdzie zapisujesz ilości, jednostki miary, zwroty oraz korekty stanów. Pozwoli to oddzielić dane o płatności od informacji o dostępności produktu.
Fakturzystka służy do wystawiania faktur VAT, obsługi faktur cyklicznych, przypomnień o płatności i eksportu dla księgowej. Obsługuje również KSeF oraz obieg faktur kosztowych. Te funkcje nie oznaczają same w sobie prowadzenia magazynu. Przed wyborem rozwiązania sprawdź, czy potrzebujesz dokumentów przyjęcia i wydania, wielu lokalizacji albo rozliczania kosztu zakupu. Nie zakładaj ich dostępności na podstawie samej możliwości dodania pozycji do faktury. Przy zwrocie towaru sprawdź osobno zmianę ilości w ewidencji oraz potrzebę skorygowania sprzedaży. Uzgodnij, kto potwierdza przyjęcie zwrotu i przekazuje informację osobie odpowiedzialnej za dokumenty. Pozwoli to wyjaśnić różnice między stanem towaru a fakturami.
Co ustalić przed rozpoczęciem sprzedaży
Dane pozycji i jednostki
Nazwy na fakturach powinny pozwalać rozpoznać towar lub usługę. Uzgodnij jednostki miary i sposób opisywania wariantów, aby księgowa mogła powiązać zakup ze sprzedażą.
Stawki podatku
Dobierz VAT 23%, 8%, 5% albo 0% do konkretnej transakcji. Oznaczenie zw dotyczy zwolnienia, a nie stawki zerowej. Podstawę zastosowania preferencji należy sprawdzić.
Rozrachunki i dokumenty
Zapisz termin płatności i ustal, kto potwierdza wpływ pieniędzy. Dokument sprzedaży, zapłata oraz wydanie towaru powinny mieć czytelne powiązanie w przyjętym obiegu.
Jak przygotować obieg dokumentów
- 1
Opisz moment sprzedaży
Ustal, kto zatwierdza zamówienie oraz kiedy powstaje dokument sprzedaży. Sprawdź datę dostawy, datę wystawienia i dane nabywcy przed przekazaniem faktury.
- 2
Nadaj numer i sprawdź KSeF
Przyjmij schemat FV/rok/miesiąc/numer oraz zasady kolejności. Sprawdź obowiązek korzystania z KSeF, uprawnienia osoby wystawiającej i status przyjęcia dokumentu przez system.
- 3
Przekaż dane do rozliczenia
Porównaj sprzedaż ze zwrotami i zakupami. Wyeksportuj dokumenty dla księgowej oraz wyjaśnij różnice przed zamknięciem okresu, zamiast poprawiać je bez uzgodnienia.
Koszt programu i zakres odpowiedzialności
Jeśli program do fakturowania z magazynem ma uporządkować pracę firmy, porównaj wymagania magazynowe z rzeczywiście oferowanymi funkcjami. Abonament Fakturzystki Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, Biznes 399 zł netto miesięcznie, a Zespół 899 zł netto miesięcznie. Przy rozliczeniu rocznym cena jest niższa o 50%. Sam cennik nie przesądza o dostępności konkretnej funkcji w wybranym planie.
Eksport dla księgowej pomaga przekazać dokumenty, ale nie zastępuje sprawdzenia ich kwalifikacji podatkowej. Uzgodnij format danych i sposób ujmowania korekt. JPK wymaga prawidłowej ewidencji oraz właściwych oznaczeń. Obsługa KSeF nie zwalnia z kontroli danych ani z uzgodnienia rozliczeń z osobą prowadzącą księgowość.
Pytania o sprzedaż i magazyn
Czy faktura automatycznie potwierdza wydanie towaru?+
Nie. Wydanie i sprzedaż to odrębne zdarzenia. Sposób ich dokumentowania zależy od obiegu przyjętego w firmie oraz dostępnych narzędzi.
Czy Fakturzystka ma pełną ewidencję magazynową?+
Opis produktu potwierdza funkcje fakturowania i obiegu kosztów. Zakres magazynu trzeba zweryfikować przed zakupem, szczególnie w odniesieniu do dokumentów przyjęcia i wydania.
Czy eksport zastępuje przygotowanie JPK?+
Nie należy tego zakładać. Eksport dostarcza dane do dalszej pracy. Sposób przygotowania JPK i zakres kontroli ustal z księgową.
Jak kontrolować należności za sprzedany towar?+
Zapisuj uzgodnione terminy płatności i potwierdzaj rozliczenie należności. Przypomnienia o płatności pomagają wrócić do niezapłaconej faktury, ale wymagają aktualnych informacji.
Zobacz także
Wystaw pierwszą fakturę w Fakturzystce
Wpisz nabywcę i pozycje, resztę policzymy i dopilnujemy za Ciebie.